שלבי הטמעת מערכת ERP

העברת העסק או החברה למערכת חדשה תמיד מלווה בחששות ודאגות. כמו כל שינוי גם כאן עלולות לצוף בעיות, בוודאי יהיו אתגרים וזה טבעי לחלוטין לחוש כך. אבל מעבר למערכת מחשוב חדשה דוגמת מערכת ERP היא גם עניין מרגש. אחרי הכול עוברים למערכת חדשה ורעננה שתספק לנו יותר כלים לניהול נכון של העסק שלנו. מערכת זו יכולה לחסוך לנו הרבה מאוד בלגן ואפילו לא מעט כסף. ואם מטעמים מערכת ERP בצורה חכמה ומתכוננים למעבר היטב וזמן מה מראש, הרי שאפשר לצמצם סיכונים לרמת האפס.

אז איך מתכוננים נכון להטמעת מערכת ERP? הנה השלבים בהטמעה נכונה.

הצעד הראשון לעשות כדי להתכונן נכון להטמעת המערכת היא לבחור צוות של עובדים רלוונטיים מהחברה שיוכלו לסייע בהטמעת המערכת. אלו צריכים להיות עובדים שיעבדו עם המערכת ויש להם יכולת להוביל תהליכים. בנוסף הם צריכים שיהיה להם זמן פנוי לתהליך ההטמעה וכן ידע בטכנולוגיה. יש להגדיר עבורם אחריות ותפקידים בתהליך הטמעת מערכת ERP וכדאי שהם יהיו בתפקידים ניהוליים.

מתודות עבודה זה הצעד הבא. כאשר עוברים למערכת חדשה יש הזדמנות פז לבחון את תהליכי העבודה הקיימים בחברה, ולראות האם תהליכים אלו יעילים, דורשים שיפור או דורשים התאמה מחדש. צריך לנסח חזון עבודה חדש שמותאם לעבודה עם המערכת החדשה לצד לוחות זמנים ולראות כיצד תהליכי עבודה חדשים אלו משתלבים עם המערכת.

צרכי החברה זה הצעד השלישי. בצעד זה למעשה אנחנו ממפים את הצרכים הייחודיים של החברה. זה הזמן לבדוק אילו מודלים מתאימים לכם, מה הצרכים הארגונים שלכם, איך אתם רואים את העבודה עם מערכת ה – ERP החדשה, יש לחשוב על סיכונים ולתעדף כל אחד מהצרכים הללו.

תקשורת חלקה עם ספק התוכנה. אחרי שהבנו לעומק את הצרכים שלנו עלינו לבחון באיזה ספק תוכנה להשתמש. כדאי מאוד לבחור ספק שיש איתו תקשורת פתוחה וחלקה. אסור לפחד או לחשוש, צריך להרגיש בטוח להעלות חששות וגם לדרוש תשובות. עם הספק הזה אתם צריכים מערכת יחסים טובה כי הוא עומד ללוות אתכם למשך תקופה ארוכה. הוא צריך להיות קשוב, חכם ובעל פתרונות יצירתיים.

שיהיה בהצלחה!