הטמעת מערכת PRIORITY לסריקת מסמכים ובניית ארכיב

מסמכי הארגון הם בעלי חשיבות רבה הן מבחינה משפטית והן מבחינת התנהלות מול ספקים, לקוחות ועוד. לכן, כל ארגון , גדול כקטן, בונה ארכיב מסודר למסמכים משפטיים, מסמכי הנה"ח (שעל פי חוק יש לשמור מספר שנים אחורנית) וכל מסמך אחר. בעשור האחרון, ארגונים רבים הקימו גם ארכיב פיזי אך גם ארכיב ממוחשב – כך שהתיעוד הסרוק נשמר גם במחשב ומהווה גיבוי. מערכת PRIORITY מספקת פיתרון מצוין גם לנושא זה של תיעוד מסמכים, וחברות רבות מיישמות אותו בהצלחה מרובה.

priority

ארכיב וסריקת מסמכים עם קישור של מערכת PRIORITY

היתרון הגדול ביותר של המערכת לסריקת מסמכים לצורך תיעוד הוא קישור ישיר למערכת הפריוריטי, כלומר קישור אוטומטי בין המודולים. המערכת מספקת תוכנה מתקדמת של סריקה, זיהוי מסכים ופענוחם ועוד. כאשר יש קישור ישיר למודול הנהלת חשבונות, כולל התיעוד האוטומטי חשבוניות מס, תעודות משלוח, דו"חות כספיים שונים ודו"חות ניהול מלאי של המערכת.

המערכת מבצעת קיטלוג עם ברקוד לכל מסמך, המקל על איתור במערכת לאחר התיוק. כמו כן, תהליך הסריקה המהיר והמתקדם מאפשר לסרוק במהירות גם מסמכים מרובי עמודים.

חשיבות איתור ואחזור מסמכים באיכות גבוהה

אחד החששות שהיו בעבר, לפני עידן מיחשוב הארכיון, הוא מכך שמסמכים ייאבדו, ייהרסו או שפשוט יתויקו לא נכון. מערכת PRIORITY לסריקה וארכיב למעשה עונה בצורה האיכותית ביותר על הצורך בכך שתהליך איחזור ואיתור המסמכים בארכיון יהיה פשוט ואיכותי, כך שטעויות האנוש של פעם כבר כמעט ולא מתקיימות הודות למערכות המתקדמות כיום. גם לאחר התיוק הפיזי של המסמך, מאחר והוא מקבל ברקוד ומיקומו שמור במערכת גם אין צורך "להפוך" את כל הארכיון בכדי למצוא את המסמך. מציאתו נגישה ונוחה

מערכת PRIORITY והרשאות לארכיון

עוד יתרון ייחודי למערכות ERP הוא יצירת מערכת הרשאות מדורגת, המאפשרת בקרה טובה יותר על פריטי המידע הנגישים לכל אחד. בארכיב, למערכת ההרשאות יש חשיבות גבוהה מאוד – בכדי לאפשר או למנוע גישה למסמכים רגישים למי שאינו מוסך לכך. מערכת PRIORITY מסייעת להפחית במידה ניכרת ולמעשה למנוע לחלוטין את הגישה למאגרי המידע ולמסמכים בארכיב ללא אישור, כך שגם מסמכים רגישים נשמרים ללא כל חשש.

גיבוי מערכת המסמכים

נושא זה הינו חיוני להצלחתו המלאה של הארכיון. גם הארכיון המסודר ביותר זקוק לגיבוי, ולצורך כך מערכת פריוריטי מספקת את הגיבוי הנרחב ביותר הניתן להתאמה אישית ומיועד להעניק גב ותמיכה נוספת גם במקרים בהם מערכת המיחשוב או בסיס הנתונים נפגעים ויש לאחזר ולשחזר מסמכים מכל התקופות. לסיכום, אין ספק כי מערכת סריקת המסמכים ובניית הארכיב של פריוריטי היא ההשלמה הטובה ביותר למערכת ה- ERP כולה, ועונה על הצורך הבסיסי של כל ארגון שנובע הן משיקולים משפטיים והן משיקולים כלכליים.

קראו עוד על הטמעת מערכת פריורטי