מערכת ERP

מה זה מערכת ERP – ומה תרומתה לארגון?

מערכת erp, המכונה בשמה המלא גם Enterprise Resource Planning System, הינה מערכת לתכנון משאבי ארגון המוצעת לארגונים או מוסדות גדולים וקטנים כאחד, המחפשים פתרון כולל, בתוכנה אחת. 

מערכת אי אר פי מחולקת למספר מודולים שונים, כשכל אחד מהם אחראי על תחום אחר. יחד כלל המודולים הללו מציעים פתרון לכל חברה ובכל תחום. כל מודול מיישם פונקציות מסוג אחר, כמו רכש, הפצה, ייצור, ניהול קשרי לקוחות, משאבי אנוש ועוד. כל אחד מהמודולים הכרחי לתפקוד התקין של הארגון כולו ולא משנה לאיזה היבט הוא מתייחס.

היסטוריה וחדשנות במערכות ERP

השימוש במערכות ERP החל בתחילת שנות ה-90. לפני כן, ארגונים וחברות נהגו לנהל את הארגון שלהם בעזרת מספר מערכות מידע ואלו לא תמיד התממשקו אחת לשניה. אך החל מראשית שנות ה-90 פותחו מערכות ERP אינטגרטיביות שמעניקות אפשרות לעבוד על ממשק אחד, יעיל ונוח ומאז מרבית החברות בעולם עובדות עם מערכות ERP שהותאמו והוטמעו בחברתן.

כמו כן, הטמעתה של מערכת זו נחשבת לזולה מאוד, בהשוואה להטמעתן של מערכות אחרות. הסיבה לכך נעוצה בשל העובדה שמדובר בממשק אחיד והוליטי המתאים לכל הארגון כולו ואיננו מצריך בנייה של מערכת נפרדת.

התאמה אישית ומודולריות

ייחודיותה של מערכת ERP טמונה ביכולתה להתאים את עצמה לצרכים הייחודיים של הארגון. במקום לעבוד עם תוכנות ואפליקציות רבות לניהול תחומים שונים, תוכנת ERP מרכזת את הכל במערכת אחת. מודולים שונים בתוך המערכת מאפשרים התאמה אישית לצרכים הארגוניים המיוחדים, כך שניתן לבחור ולהפעיל רק את המודולים הנחוצים לארגון.

בזכות המודולריות, המערכת מציעה:

• חיסכון בזמן ובמשאבים: ניהול מערכת אחת חוסך את הצורך בתוכנות מרובות.
• הפחתת עלויות: חסכון בעלויות רישוי ותפעול של מספר מערכות.
• יעילות תפעולית: צמצום הצורך בהכשרת עובדים לשימוש במערכות רבות ושונות.

אתגרים במערכת ERP

כאשר יש ריבוי פרטים ודרישות, ייתכן שיהיה קשה להשיג התאמה אישית מושלמת. לעתים, פתרון מאוחד עלול להיות פחות יעיל מאשר פתרונות נפרדים מותאמים.

כדי להתמודד עם אתגרים אלו, מערכות ERP מציעות גמישות באמצעות מודולים. מודולים אלה הם תת-מערכות בתוך המערכת הכוללת, המאפשרות התאמה אישית לצרכים ספציפיים של הארגון. 

ניתן לדמות זאת לחלקים בשעון – כל מודול משרת פונקציה מסוימת, אך כולם עובדים יחד כמערכת אחת. גישה זו מאפשרת לארגונים ליהנות מיתרונות רבים שיש שמציעה המערכת, תוך שמירה על גמישות והתאמה לצרכיהם הייחודיים.

גורמים המשפיעים על הצלחת המערכת בארגון?

הצלחתה של המערכת כולה ויכולתה להשתלב נכון בארגון מושפעת ממספר פרמטרים:

• מחויבות הנהלת הארגון: הטמעת המערכת מחייבת מעורבות מלאה של ההנהלה והגדרת יעדים ברורים ומדידים.
• הטמעת המערכת בקרב העובדים: שיתוף הפעולה של העובדים במהלך תהליך ההטמעה והשימוש בה חשוב להצלחת התהליך.
• הגדרה מראש של הצרכים והדרישות: הגדרה מדויקת של צורכי הארגון מאפשרת בחירה אופטימלית של המודולים המתאימים למערכת. הגדרה מראש מבטיחה שילוב מוצלח של המערכת בתהליכי העבודה השוטפים של הארגון.
• תמיכה מקצועית: כאשר בוחרים מערכת erp לארגון, מומלץ לעשות זאת על ידי פנייה לחברה המתמחה בתכנון ובנייה מערכות מסוג זה.

המודלים השונים של תוכנת ERP ואיך זה מתאים לכם?

מודולים למערכת ERP הם כמו מערכות קטנות בפני עצמן. מודולים אלה ניתנים להתאמה אישית וניתן להתאים אותם על פי צרכי הארגון. 

ישנם מודולים שפותחו לצורך ניהול קשרי לקוחות, שיווק, מכירות, ספירת מלאי וכן הלאה. 

כך לדוגמה אפשר להשתמש בקיבולות API של חלק ממערכות ה-ERP הקיימות בשוק כדי לסנכרן לדוגמה עם חנות אינטרנטית כזאת או אחרת, כדי שכללים מסוימים יתרחשו בהתאם לפעולות בחנות.

דוגמה נוספת, כאשר מתקבלת הזמנה, מתקבל דיווח אוטומטי במחסנים ונוצר קשר עם הלקוח. 

המודולים במערכת מאפשרים ליצור כללים או פקודות, המהווים כלי רב-ערך ומשמעותי. כללים ופקודות אלה מסייעים בהגדרה ואוטומציה של תהליכים עסקיים ומאפשרים להעביר פרוטוקולים ארגוניים מביצוע ידני לדיגיטלי. יכולת זו משפרת משמעותית את היעילות התפעולית של הארגון.

להלן דוגמה כיצד מערכת ERP מאפשרת אוטומציה של תהליכים רבים בעסק 

בחנות מקוונת, במקום שבעל העסק יצטרך לבקש מהצוות לבדוק מלאי, לטפל בשילוח, להפיק הזמנות, תעודות וקבלות או ליצור קשר עם לקוחות – כל אלה יכולים להתבצע אוטומטית על ידי המערכת, ככל שהיא תומכת בכך.

דוגמה נוספת למודול הוא מודול הפארמה שפיתחנו במידעטק. מודול זה מציע פתרון ייחודי לחברות בתעשיית הפארמה והקוסמטיקה. הוא מאפשר ניהול קפדני של תהליכי עבודה בהתאם לדרישות רגולטוריות מחמירות כגון תקני FDA ו-GAMP.

לדוגמה, המודול מאפשר:

1. ניהול AVL (רשימת ספקים מאושרים) עם מעקב מדויק אחר מידע ספקים.
2. בקרת איכות מתקדמת על חומרי גלם ומוצרים סופיים.
3. מעקב מדויק אחר אצוות ייצור, כולל ניהול תתי-אצוות בשלבי ייצור שונים.
4. אכיפת תוקף חיי מדף בקבלת סחורה ובמהלך הייצור.
5. בקרות שקילה מדויקות עם הפקת מדבקות שקילה אוטומטיות.

יתרונות ERP

כפי שציינו ישנם לא מעט יתרונות ליישום מערכת ERP חברה או בארגון, אנו נסקור כאן את העיקריים והבולטים שבהם:

1. יעילות – מערכות ERP למעשה מצמצמת תהליכים שבדרך כלל הם סיזיפיים או חוזרים ונשנים ואף חוסכת לנו את הצורך להזין נתונים באופן ידני. 
2. אינטגרציית מידע – ביכולתה של מערכת ERP לבצע אינטגרציה למידע שעד עכשיו היה מפוצל בכמה מסדי נתונים שונים. עם מערכת ERP כל המידע של הארגון שלכם יהיה מרוכז במקום אחד, וניתן יהיה לקבל תמונה מלאה אודות הארגון על כל היבטיו.
3. שירות לקוחות – כשיש לכם מערכת ERP מותאמת אישית שעובדת ביעילות, אתם יכולים לספק גם חווית לקוח טובה יותר. כאשר לכל המחלקות יש גישה לנתונים, קל יותר לספק ללקוח המלצות מותאמות אישית, לבנות קשרי לקוחות מתמשכים ולהעניק לכל לקוח טיפול אישי יותר. 
4. ניהול כל היבטי החברה על מערכת אחת אחידה – אחד היתרונות הכי בולטים של מערכת ERP הוא שניתן לנהל את רוב היבטי הליבה של החברה דרך מערכת אחת ויחידה. ללא מערכת ERP למעשה תצטרכו לנהל מספר רב של היבטים על מערכות שונות שאינן מתממשקות זו לזו.
   זה יוצר בלגן, חוסר סדר, צורך לעבור בין מספר רב של ממשקים ואי יכולת לשכלל נתונים מתחומים שונים לכדי מסד נתונים סדור אחד.
   עם תוכנת ERP אפשר לנהל את המלאי, את הרכש, את הלקוחות, את העובדים, את הדוחות, את המשכורות, המאזנים, המכירות, שימור לקוחות ועוד – הכול על מערכת אחת.
5. התאמה לצמיחה של העסק – כידוע, אנחנו חיים בקצב מהיר. לכן, חברות נדרשות להתאים עצמן במהירות למגמות המשתנות בשוק. בסביבה כזו, הסתמכות על מערכות מיושנות ומבוזרות עלולה להוביל לקשיים משמעותיים.
   תוכנת ERP מציעה פתרון יעיל לאתגר זה. היא מאפשרת לעסק לגדול ולהתפתח באופן אורגני, תוך התאמה מתמדת לשינויים הטכנולוגיים. בניגוד לשימוש במגוון תוכנות נפרדות, שדורשות עדכונים תכופים ויקרים, מערכת ERP אחת מתעדכנת באופן הוליסטי ויעיל.
6. ניתוח נתונים עסקיים – לא בכל תוכנה אנחנו יכולים לקבל תמונת מצב אמיתית ועדכנית של מצב החברה שלנו בכל רגע נתון. רק מערכת ERP מתקדמת יכולה לספק לנו תובנות מאירות עיניים, תובנות שלוקחות בחשבון את כל היבטי העסק שמאפשרות לנו תהליך קבלת החלטות נכון יותר, מקיף יותר וריאלי יותר.
7. להתמקד במה שאתם יודעים לעשות הכי טוב – מערכת ERP מרכזת מגוון פונקציות הכרחיות לניהול עסק כמו כספים, שרשרת אספקה, משאבי אנוש ועוד. כאשר אלה מנוהלות על בסיס מקצועי איכותי, אפשר להתמקד בתחום המקצועי ולהתייעל, לצמצם הוצאות ולמנוע טעויות.
8. ניהול מלאי ורכש – מערכות ERP מתקדמות עשויות לכלול מודולים לניהול מלאי ורכש יעיל ומדויק יותר, כך שאתם יכולים לנהל ביעילות מוגברת תהליכי ייצור, שרשרת אספקה ועוד. כל זה תוך הפחתה משמעותית של סיכונים והוצאות מיותרות.
9. הפחתת עלויות תפעול – כשהמערכת שלכם פועלת ביעילות מקסימלית, עלויות התפעול יורדות באופן טבעי. במסגרת ניהול חברה עם מערכת ERP אתם יכולים לחסוך משמעותית בהוצאות תפעול שונות, כולל החזקת מספר רישיונות תוכנה.
10. אבטחה ורגולציה – אם אתם צריכים לעמוד בדרישות רגולטוריות מחמירות, תוכלו לעשות זאת בקלות רבה יותר עם תכונות אבטחה מתקדמות של מערכת ERP מותאמת אישית. 

לסיכום, מדוע כדאי לרכוש את המערכת הזו?

תוכנת ERP מייצרת סינרגיה יעילה בין שלושת התחומים המרכזיים בכל ארגון: לוגיסטיקה, משאבי אנוש וניהול פיננסי. היא מספקת פלטפורמה אחידה המאפשרת זרימת מידע חלקה ומתואמת בין מחלקות אלו. בהיעדר מערכת כזו, ארגונים עלולים להתמודד עם חוסר יעילות משמעותי ואף עם קשיים תפעוליים.

למרות שההשקעה הראשונית במערכת ERP עשויה להיראות משמעותית, היא מהווה צעד אסטרטגי חכם. בטווח הארוך, המערכת מובילה לחיסכון ניכר בעלויות תפעול, משפרת את היעילות הארגונית ומאפשרת קבלת החלטות מושכלת יותר. זוהי השקעה חד-פעמית שמניבה תשואה מתמשכת לאורך זמן, הן מבחינה תפעולית והן מבחינה כלכלית.

למידע נוסף על ERP וכיצד היא יכולה לתרום לעסק או לארגון שלכם צרו קשר עם מידעטק