מערכת ERP

מה זה מערכת ERP – ומה תרומתה לארגון?

מערכת ERP היא מיוחדת בכך שהיא משרתת ארגון או חברה, בצורה כזאת שכל הצרכים של הארגון יכולים להיות מוגשמים דרכה.

במקום ללכת למספר תוכנות או אפליקציות שונות, מערכת ERP שואפת למלא את כולן דרכה, כמקשה אחת, בצורה אפקטיבית ושלמה ככל האפשר.

זה יכול לחסוך אי אילו התעסקויות בתוכנה, רשיונות, ספקים, הכשרות וכן הלאה. כאשר יש המון פרטים מפוזרים ומעורבבים – ייתכן שניתן לעשות כן בהתאמה אישית נהדרת, וייתכן שזה יכול להיות פשוט לא יעיל.

כך או כך, מערכת זו שואפת לקחת אחריות על כל זה, בין אם זה וויתור על ההתאמה האישית או סידור מחדש את כל צרכי הארגון (או חלקם).

כשזה נוגע להתאמה אישית, העניין עם מערכות ERP זה שהן יכולות להגיע במודולים.

מודולים זה כמו תת חלק בתוך מערכת שלמה, כמו לדוגמה שעון שיש לו ברגים והם משמשים כדי לאפשר את פעולת המערכת, אם כי זו אנלוגיה לא מדויקת להפליא, אלא רק מבקשת להסביר שמודול הוא מעין חלק שמשרת אי אילו חלקים, והוא כמו תת קטגוריה בפני עצמו במערכת עצמה.

המודלים השונים של תוכנת ERP ואיך זה מתאים לכם?

המודולים של מערכת ERP הם כמו מערכות קטנות בפני עצמן, והן משמשות להתאמה אישית וניתן להתאים אותן בהתאם לצרכי הארגון.

ישנם מודולים שאחראיים לניהול קשרי לקוחות, חלקם לשיווק, חלקם למכירות, מלאי וכן הלאה.

כך שקיימת אפשרות של התאמה אישית – ומעבר לכך, בחלק מהמקרים מתבקשת החברה שעוזרת להטמיע את המערכת אצל ארגון שמבקש זאת, שהיא תביא גוון מסוים של עבודת תכנות, כדי לעשות התאמות נוספות ברמות מיניאטוריות יותר.

כך לדוגמה אפשר להשתמש בקיבולות API של חלק ממערכות ה-ERP הקיימות בשוק כדי לסנכרן לדוגמה עם חנות אינטרנטית כזאת או אחרת, כדי שכללים מסוימים יתרחשו בהתאם לפעולות בחנות.

לדוגמה, כאשר הזמנה מתקבלת, אז שתרד הודעה למחסן המלאי, כמו גם שיווצר תקשורת עם הלקוח וכן הלאה אפשרויות.

עניין יצירת הכללים יכול להיות כלי חשוב ונהדר במערכת ERP שכן הוא עוזר להגדיר תהליכים עסקיים, כמו פרוטוקולים ארגוניים שיכולים לעבור מן הידני אל הדיגיטלי.

כמו לדוגמה במקרה עם החנות, שבמקום שבעל החנות יבקש לעצמו להפעיל אנשים כדי לבדוק את המלאי, כדי לשלח, כדי להוציא הזמנות, תעודות, קבלות, התקשרויות עם הלקוח וכן הלאה – זה יכול לקרות באופן אוטומטי (ככל ובמידת האפשר – כדרך מערכת ERP, במידה והיא תומכת בזה).

תהליך הבחירה של תוכנת ERP באֶמת תלוי בצרכים הארגוניים של החברה. אם יש לה מחלקת מכירות, זה כבר מעיד על מודול מסוים שהיא יכולה לבקש עבור עצמה.

אם למחלקת המכירות יש בקשות כאלה ואחרות, שהיא יודעת שיש עניין איתן – אולי תהליכים שאמורים לקרות אך לא קורים עקב כך שמתבקשת עבורם תמיכה טכנולוגית/דיגיטלית או פשוט דברים שניתן להקל עליהם.

ייתכן שיש כאן בקשות להתאמה אישית, שיקרו ויעלו במהלך תכנון השמת המערכת בארגון, או בשלבים מאוחרים יותר – כך שהיכולת של המערכת להתאים עצמה אישית ולהתרחב בהתאם לבקשות האנשים בחברה יכולה להיות נכס עבורם.

כאשר ניתן להמשיך ולגדול עם מערכת ERP, הארגון יכול להמשיך להשתמש בה באופן חלק, מה שיכול להיות מאוד נעים ויעיל.

כל זאת מבלי להחליף תוכנה בכל שלב או אפילו לעסוק בעניין – פשוט להוסיף או לעדכן מודול כזה או אחר.

תודה על קריאתך, מקווים כי המידע תמך לבהירות מסוימת. לכל שאלה או ייעוץ בנושא הנכם מוזמנים לפנות אלינו באמצעות אתר מידע טק!