תוכנה לבקרה תקציבית

בקרה תקציבית היא פעילות מרכזית בתחום החשבונאות או ניהול הפרויקט. בקרה זו יכולה להיות רלוונטית בכל עסק או פרויקט, התקציב העסקי של חברה קבלנית, יצרנית או חברה המספקת שירותים הוא התחייבות כספית מצדה לתוכנית הפעילות שלה במשך תקופה מוגדרת. מערכת בקרה תקציבית משמשת בעיקר לתיאום, שליטה ובקרה על פעילות החברה וכוללת בתוכה את תכנון הפעילות, השליטה בביצועים, הבקרה והפיקוח דרך תקציב. כך שאין ספק שבקרה זו מהווה כלי עיקרי להשגת ניהול יעיל ותפעול יעיל כמו גם שליטה מדויקת בעלויות. 

בנוסף שמירה על התקציב מסייעת בשיפור יכולת הארגון להשיג את מטרותיו, להשיג רווחים גבוהים ולמקסם את התועלת מן הפעילות העסקית שלו.

במאמר זה נפרט את האפשרויות הקיימות בתוכנה לבקרה תקציבית, מה היתרונות, איך זה בא לידי ביטוי בעבודה במערכת. נפרט ונעמיק מעט על הקשר למערכות ERP בדגש על פריוריטי ונרחיב מעבר על תוכנה לבקרה תקציבית פרויקטלית והיתרונות של המודול מבית מידעטק. 

סוגי בקרות תקציביות

יש כל מיני בקרות תקציביות שניתן לעשות והן משתנות לפי האופי העסקי של החברה. הבקרה הכי נפוצה היא בקרה תקציבית כספית זו שכל רואה חשבון, סמנכ"ל כספים, חשב מבקש לבצע בחברה על מנת לבקר את ההוצאות אל מול תקציב שמוגדר בדרך כלל מראש מתחילת השנה ועד סופה.

לעומת זאת ישנם חברות פרויקטליות שמנהלות פרויקטים למשל בתחום הבניה שפרויקט יכול להימשך כמה שנים ולשם כך מבצעים בקרה תקציבית פרויקטלית עבור פרויקט אחד או יותר. גם כאן הדגש הוא על בניית תקציב ובדיקת התקדמות של ניצול התקציב לאורך חיי הפרויקט (בניגוד לבקרה התקציבית הכספית שהיא בעיקר לשנת כספים).
בנוסף לבקרה תקציבית פרויקטלית מאפיינים ייחודיים הדורשים גמישות במעקב אחרי הנתונים שמעט שונה מהמעקב הכספי.

בקרה תקציבית פרויקטלית היא נושא חשוב ככל שמדובר בפרויקט גדול או ניהול של כמה פרויקטים במקביל בחברות על מנת להצליח לשמור על רווחיות או לזהות הפסדים לפני שזה מאוחר מדי.
בקרה זו לרוב תדרוש ניהול על ידי בקר תקציבי או מנהלי הפרויקטים, כדי שהנתונים ינוהלו באופן נכון ומדויק.

חשוב לציין שלנו במידעטק יש ניסיון עם כל סוגי הלקוחות והתמחות מיוחדת בתחום הפרויקטלי בנדל"ן, תשתיות, בניה ועוד. אנו נשמח לשמוע מכם ולייעץ לגבי מידת ההתאמה של הארגון לתוכנה. 

תוכנות לבקרה תקציבית

לרוב תוכנות לבקרה תקציבית יהיו חלק מתוכנה גדולה יותר שמנהלת את כלל הפעילויות של החברה או לפחות את החלק הכספי שלה.
בדרך כלל אם אין תוכנה כזו אנשי הכספים של החברה נאלצים לבצע לבד את הבקרות התקציביות באקסלים ותוכנות ספציפיות ועבודה בצורה הזו עלולה לגרום לטעויות או לנתונים שאינם מעודכנים וזמינים מיידית.

במידעטק אנו מיישמים את תוכנת פריוריטי שמאד נפוצה בשוק הישראלי, פריוריטי היא מערכת ERP שמכללת תהליכים רבים של החברה בתוכנה אחת בדגש על התהליכים הכספיים של החברה. (להרחבת קריאה בנושא מה זה פריוריטי)

היתרון בעבודה במערכת אחת למי שמעוניין לבצע בקרת תקציב הוא שניתן בכל שלב לשייך את הסעיפים התקציבים להוצאות שיוצאות מהמערכת, והתוכנה לבד מייצרת דוחות תומכים בלחיצת כפתור מתוך הנתונים המוזנים באופן שוטף למערכת.

בקרה תקציבית כספית 

מודול תקציבים בפריוריטי נועד לפקח על תהליך הרכש והמכירות החל משלב הזמנת הרכש/לקוח וכלה בשלב רישום החשבוניות. המודול מאפשר להגדיר עץ תקציב, לבצע הקצאות כספים והקצאות מיוחדות לסעיפים תקציביים, ניהול מהדורות תקציב, קישור תעודות בפריוריטי (כגון הזמנות רכש, קבלות סחורה מספק, חשבוניות ועוד…) לסעיף התקציבי הרלוונטי, כולל מגוון דוחות ליצירת תמונת מצב של תכנון מול ביצוע מתי שרוצים על ידי הפקת דוח.

מודול זה הינו סטנדרטי של מערכת הפריוריטי ומידעטק הטמיעה אותו עם מומחי כספים אצל לקוחות רבים וניתן לקבל עוד פרטים בפנייה אלינו. 

בקרה תקציבית פרויקטלית

כפי שהוסבר לעיל, ישנם חברות שנדרשות לבקרת תקציב עבור פרויקטים, ויש יחודיות לצרכים של הבקר התקציבי הפרויקטלי.
בקרת תקציב לפרויקט תתמקד בצד ההוצאות אל מול התקציב שמוגדר בפרויקט לפני שיוצאים לדרך ועד לסיומו שיכול לקחת שנים רבות. בדרך כלל התקציב יגזר מתוך הערכה העלויות לפרויקט שבוצעה בשלב המכרז או בדיקת הכדאיות של הפרויקט (תקציב האפס).

אנו במידעטק פיתחנו מודול בקרה תקציבית ייעודי לפרויקטים, המודול שלנו מאפשר:

1. בקרה כספית וכמותית של תתי פרקים ומשאבים בפרויקט, כלומר שתי רמות בקרה עם 4 רמות סיכום – של פרק, תת פרק, משאב, נושא. 
2. ניהול תקציב ותקציב אל מול בפועל, תוך שמירה על התקציב המקורי (מהמכרז) אל מול תקציב מעודכן (ביצוע בפועל) וניהול מהדורות תקציב!. 
3. יתרון חשוב למערכת ה ERP כיון שכל התעודות עוברות במערכת ואף הוצאה לא "מתפספסת" – העלויות נאספות בפועל מכלל התעודות במערכת והמערכת מאפשר לראות את ההוצאות בפועל לפי הסיווגים שאליהם ההוצאות בתעודות שויכו (לדוגמה לפי חומרים, קבלני משנה, תקורות וכו').למי שעובד בכמה מערכות לפעמים נכנסות הוצאות במערכת הכספים שלא באות לידי ביטוי במערכת ניהול הפרויקט \ ההזמנות \ ניהול חוזים והבקר התקציבי יכול "לאבד" שליטה על התקציב.
4. הפרדה בין "ניצול בפועל" או במילים אחרות התחייבויות (כגון הזמנת רכש, חוזים מול קבלן) לבין מאושר לתשלום (חשבוניות, קבלות סחורה) עד לרמת המאושר לתשלום בספרים (כלומר שכבר נרשמו תנועות יומן). 
5. המערכת מאפשרת לבקר התקציבי לנהל מעקב התקדמות לפי אחוזים ולבצע חישוב עלויות בהתאם לאחוז המדווח והשוואת העלויות המחושבות לעלויות בפועל.
6. השוואת התקציב, לעלויות מחושבות ולעלויות בפועל בחלוקה לפי תתי פרקים ומשאבים.
7. כלים להגדרת הצפי לגמר לכל פרק ומשאב בפרויקט לפי הסיווגים שהוגדרו לפרויקט.
8. יכולת ניתוח נתונים באופן מרוכז ואף תיקון תעודות על ידי הבקר התקציבי עד לרמת שורת תעודה במסך מרכזי אחד.
9. יכולת בקרה בזמן אמת – בקרה תקציבית און-ליין שמסוגלת להתריע ואף לחסום משתמשים מלהקים התחייבויות חדשות במערכת. 
10. כחלק מהניסיון שלנו עם לקוחות רבים. פיתחנו דוחות בקרה תקציבית רבים אשר יתנו לכם ולעובדים שלכם תמונת מצב של התקציב בפרויקט . 
11. מודול שכל הזמן מתפתח ומשתדרג , במידעטק יש מחלקת ניהול מוצר שאחראית כל הזמן לשפר ולשכלל את המודול כדי שגם העסק שלכם ישתפר בכל שדרוג של המערכת. 

מעבר ליתרונות המפורטים במאמר זה, המערכת נבנתה בצורה מאד גמישה כך שהמערכת יכולה להתאים לכל סוגי הפרויקטים. ויש למידעטק לקוחות רבים קטנים וגדולים במגוון תחומים שעושים שימוש במערכת. כגון פרויקטי בניה, נדל"ן, תשתיות, חשמל, מיזוג, אנרגיה מתחדשת, ייעוץ ועוד!. 

אם חסרה לכם בקרה תקציבית פרויקטלית בארגון ואתם מרגישים שאתם "טובעים" במידע, צרו איתנו קשר על מנת לשמוע איך אנו יכולים לסייע לכם להתנהל בצורה חכמה יותר. 

מודול BI לבקרה תקציבית 

בנוסף אנו מאפשרים ללקוחות המודול להזמין BI לבקרה התקציבית של הפרויקטים. עלות חודשית זניחה, המנהלים בחברה יכולים לקבל תמונת מצב בדשבורדים מוכנים מראש של הפרויקטים השונים בארגון, ומה המצב הכספי שלהם ביחס לתקציב. 

דוגמא לדשבורד אחד מתוך המערכת:

למידע נוסף והתייעצות מוזמנים ליצור עמנו קשר.