בקרה תקציבית

בעידן של שינויים כלכליים תכופים ותחרות עסקית הולכת וגוברת, ארגונים אינם יכולים להרשות לעצמם להתנהל בצורה שהיא רק אינטואיטיבית. כל החלטה פיננסית, קטנה כגדולה, חייבת להיות מגובה בנתונים, בבחינה שיטתית ועם חשיבה קדימה. שמירה על איזון בין מטרות אסטרטגיות לבין היכולת הפיננסית של הארגון דורשת תכנון מדויק, ניטור שוטף ויכולת תגובה מהירה לשינויים. בדיוק כאן נכנסת לתמונה גישת הניהול התקציבי, שהיא חלק אינטגרלי ממערך קבלת ההחלטות בארגונים מצליחים.

במאמר זה נפרט את האפשרויות הקיימות בתוכנה לבקרה תקציבית, מה היתרונות ואיך זה בא לידי ביטוי בעבודה במערכת. נפרט ונעמיק מעט על הקשר למערכות ERP בדגש על פריוריטי ונרחיב מעבר על תוכנה לבקרה תקציבית פרויקטלית והיתרונות של המודול מבית מידעטק.

מהי בקרה תקציבית?

בקרה תקציבית היא כלי ניהולי בתחום החשבונאות, המרכז את מעקב ההוצאות וההכנסות בפועל לעומת התקציב המתוכנן. מטרתה לוודא שהארגון פועל במסגרת התקציב, לזהות פערים ולהבין את מקורם, ובמידת הצורך – לאפשר גם תיקון ושיפור. מדובר בתהליך דינמי המשלב בין תכנון פיננסי לבין מעקב ובחינה רציפה של הביצועים לאורך זמן, ובכלי עיקרי להשגת ניהול ותפעול יעילים, כמו גם שליטה מדויקת בעלויות.

אילו סוגי בקרות תקציביות קיימים?

ישנן כל מיני בקרות תקציביות שניתן לעשות והן משתנות לפי האופי העסקי של החברה. הבקרה הכי נפוצה היא בקרה תקציבית כספית זו שכל רואה חשבון, סמנכ"ל כספים, חשב מבקש לבצע בחברה על מנת לבקר את ההוצאות אל מול תקציב שמוגדר בדרך כלל מראש מתחילת השנה ועד סופה.

לעומת זאת ישנם חברות פרויקטליות, שמנהלות פרויקטים למשל בתחום הבנייה, שיכולים להימשך מספר שנים, ולשם כך מבצעים בקרה תקציבית פרויקטלית עבור פרויקט אחד או יותר. גם כאן הדגש הוא על בניית תקציב ובדיקת התקדמות של ניצול התקציב לאורך חיי הפרויקט (בניגוד לבקרה התקציבית הכספית שהיא בעיקר לשנת כספים).

בנוסף, לבקרה תקציבית פרויקטלית מאפיינים ייחודיים הדורשים גמישות במעקב אחרי הנתונים, כזה שהוא מעט שונה מהמעקב הכספי, כגון בקרה כמותית.
בקרה תקציבית פרויקטלית היא רכיב חשוב בהצלחה כשמדובר בפרויקט גדול, או בניהול של כמה פרויקטים במקביל, והיא עוזרת לשמור על רווחיות או לזהות הפסדים לפני שזה מאוחר מדי.

בקרה זו לרוב תדרוש ניהול על ידי בקר תקציבי או מנהלי הפרויקטים, כדי שהנתונים ינוהלו באופן נכון ומדויק.

חשוב לציין שלנו במידעטק יש ניסיון עם כל סוגי הלקוחות, וכן התמחות מיוחדת בתחום הפרויקטלי בנדל"ן, תשתיות, בניה ועוד. אנו נשמח לשמוע מכם ולייעץ לגבי מידת ההתאמה של הארגון לתוכנה.

מהי תוכנה לבקרה תקציבית?

תוכנה לבקרה תקציבית היא מערכת דיגיטלית ייעודית שנועדה לייעל, לארגן ולשכלל את תהליך המעקב אחר התקציב בארגון. היא מאפשרת למנהלים ולגורמים הרלוונטיים להשוות בין התקציב המתוכנן לבין הנתונים בפועל, לזהות חריגות בזמן אמת, ולנתח מגמות תקציביות לאורך זמן. התוכנה מרכזת את כל המידע הפיננסי הדרוש במקום אחד, לרבות תקציבים לפי מחלקות, פרויקטים או תקופות, תוך הצגת מידע באופן ויזואלי נגיש וברור כגון גרפים, לוחות בקרה והתראות אוטומטיות.

בנוסף ליכולות הניטור וההשוואה, תוכנות מתקדמות לבקרה תקציבית מציעות גם כלים לתכנון תקציבי, מעקב התקדמות, לניתוח סטיות ולהפקת דוחות מותאמים אישית. תוכנות אלו משתלבות פעמים רבות עם מערכות מידע ניהוליות (ERP, CRM, BI) ומאפשרות זרימה חופשית של נתונים בין המחלקות השונות בארגון. כך הן תורמות לא רק לניהול התקציב עצמו, אלא גם לשיפור קבלת ההחלטות, להגברת השקיפות הארגונית ולחיזוק הבקרה הכללית על משאבים פיננסיים.

פריוריטי בקרה תקציבית – מהם היתרונות המרכזיים?

לרוב, תוכנות לבקרה תקציבית מהוות חלק ממערכת מקיפה יותר שמנהלת את כלל הפעילויות של החברה, או לפחות את התחום הפיננסי שלה. כאשר אין מערכת כזו, אנשי הכספים נאלצים לבצע את הבקרה התקציבית באופן ידני, באמצעות גיליונות אקסל ותוכנות עזר שונות. שיטה זו אינה רק מסורבלת, אלא גם מועדת לטעויות, תלויה בעדכונים ידניים, ועלולה להוביל לפערי מידע או חוסר זמינות של נתונים בזמן אמת.

אנחנו במידעטק מיישמים את תוכנת פריוריטי, אחת ממערכות ה־ERP המובילות והפופולריות ביותר בישראל. מדובר במערכת אינטגרטיבית שמרכזת תהליכים עסקיים מגוונים תחת קורת גג אחת – בדגש על תהליכים פיננסיים, חשבונאיים ותקציביים. היתרון המרכזי בעבודה עם מערכת אחידה כמו פריוריטי, בכל הקשור לבקרה תקציבית, הוא היכולת לשייך סעיפים תקציביים לכל הוצאה בזמן אמת, כבר בשלב ההזמנה, הרכש או ההוצאה בפועל.

המערכת מייצרת דוחות תקציביים עדכניים באופן אוטומטי, ללא צורך בהזנה כפולה או חישובים ידניים. כך ניתן בלחיצת כפתור לקבל תמונה מלאה, מהימנה ועדכנית של מצב התקציב, לבצע ניתוחים רוחביים או ממוקדים, ולהגיב מהר ובאופן מושכל לחריגות תקציביות. בנוסף, העובדה שכל התהליכים, החל מהגדרת התקציב ועד לביצוע בפועל, מתבצעים בתוך מערכת אחת, יוצרת שקיפות מלאה בין המחלקות וחוסכת זמן ומשאבים יקרים לארגון.

מהי בקרה תקציבית כספית?

מודול תקציבים בפריוריטי נועד לפקח על תהליך הרכש והמכירות החל משלב הזמנת הרכש/לקוח ועד לשלב של רישום החשבוניות.

המודול מאפשר להגדיר עץ תקציב, לבצע הקצאות כספים והקצאות מיוחדות לסעיפים תקציביים, ניהול מהדורות תקציב, קישור תעודות בפריוריטי (כגון הזמנות רכש, קבלות סחורה מספק, חשבוניות ועוד…) לסעיף התקציבי הרלוונטי, כולל מגוון דוחות ליצירת תמונת מצב של תכנון מול ביצוע מתי שרוצים על ידי הפקת דוח.

מודול כזה הוא מודול סטנדרטי של מערכת הפריוריטי, ומידעטק כבר הטמיעה אותו עם מומחי כספים אצל לקוחות רבים. ניתן לקבל פרטים נוספים בפנייה אלינו.

מהי בקרה תקציבית פרויקטלית?

כפי שכבר הוסבר, ישנם חברות שנדרשות לבקרת תקציב עבור פרויקטים, ויש ייחודיות לצרכים של הבקר התקציבי הפרויקטלי.

בקרת תקציב לפרויקט תתמקד בצד ההוצאות אל מול התקציב שמוגדר בפרויקט לפני שיוצאים לדרך ועד לסיומו שיכול לקחת שנים רבות. בדרך כלל התקציב ייגזר מתוך הערכה העלויות לפרויקט שבוצעה בשלב המכרז או בדיקת הכדאיות של הפרויקט (תקציב האפס).

אנחנו במידעטק פיתחנו מודול בקרה תקציבית ייעודי לפרויקטים. המודול שלנו מאפשר:

1. בקרה כספית וכמותית של תתי פרקים ומשאבים בפרויקט. כלומר, שתי רמות בקרה עם 4 רמות סיכום – של פרק, תת פרק, משאב ונושא.
2. ניהול תקציב ותקציב אל מול בפועל, תוך שמירה על התקציב המקורי (מהמכרז) אל מול תקציב מעודכן (ביצוע בפועל) וניהול מהדורות תקציב!
3. יתרון חשוב למערכת ה ERP – כיוון שכל התעודות עוברות במערכת ואף הוצאה לא "מתפספסת", העלויות נאספות בפועל מכלל התעודות במערכת והמערכת מאפשר לראות את ההוצאות בפועל לפי הסיווגים שאליהם ההוצאות בתעודות שויכו (לדוגמה לפי חומרים, קבלני משנה, תקורות וכו'). למי שעובד בכמה מערכות לפעמים נכנסות הוצאות במערכת הכספים שלא באות לידי ביטוי במערכת ניהול הפרויקט\ההזמנות/ניהול חוזים, והבקר התקציבי יכול "לאבד" שליטה על התקציב.
4. הפרדה בין "ניצול בפועל", או במילים אחרות – התחייבויות (כגון הזמנת רכש, חוזים מול קבלן), לבין מאושר לתשלום (חשבוניות, קבלות סחורה), עד לרמת המאושר לתשלום בספרים (כלומר, כשכבר נרשמו תנועות יומן).
5. המערכת מאפשרת לבקר התקציבי לנהל מעקב התקדמות לפי אחוזים ולבצע חישוב עלויות בהתאם לאחוז המדווח, והשוואת העלויות המחושבות לעלויות בפועל.
6. השוואת התקציב לעלויות מחושבות ולעלויות בפועל, בחלוקה לפי תתי פרקים ומשאבים.
7. כלים להגדרת הצפי לגמר לכל פרק ומשאב בפרויקט, לפי הסיווגים שהוגדרו לפרויקט.
8. יכולת ניתוח נתונים באופן מרוכז, ואף תיקון תעודות על ידי הבקר התקציבי עד לרמת שורת תעודה במסך מרכזי אחד.
9. יכולת בקרה בזמן אמת – בקרה תקציבית און-ליין שמסוגלת להתריע, ואף לחסום משתמשים מלהקים התחייבויות חדשות במערכת.
10. יכולת לבקרה כמותית ולא רק כספית, האפשרות הזו חשובה בעיקר למי שמנהל משאבים כגון ברזל ובטון שעלולים לשנות את מחירם בהתאם למדדים שונים והבקרה הנוספת שנרצה לבחון במקרים כאלו תהיה כמותית – לראות שלא חרגנו מהכמות שהוגדרה בתקציב כיון שאין לנו יכולת לשלוט בעליות המחיר של הברזל בעולם.
11. כחלק מהניסיון שלנו עם מגוון רחב של לקוחות, פיתחנו דוחות בקרה תקציבית רבים שיתנו לכם ולעובדים שלכם תמונת מצב בפועל של התקציב בפרויקט.
12. המודול שלנו הוא כזה שכל הזמן מתפתח ומשתדרג. במידעטק יש מחלקת ניהול מוצר שאחראית כל הזמן לשפר ולשכלל את המודול, כדי שגם העסק שלכם ישתפר עם כל שדרוג של המערכת.

מעבר ליתרונות המפורטים במאמר זה, המערכת נבנתה בצורה מאד גמישה כך שהמערכת יכולה להתאים לכל סוגי הפרויקטים. ויש למידעטק לקוחות רבים קטנים וגדולים במגוון תחומים שעושים שימוש במערכת. כגון פרויקטי בנייה, נדל"ן, תשתיות, חשמל, מיזוג, אנרגיה מתחדשת, ייעוץ ועוד!

אם חסרה לכם בקרה תקציבית פרויקטלית בארגון ואתם מרגישים שאתם פשוט "טובעים במידע", צרו איתנו קשר על מנת לשמוע איך אנו יכולים לסייע לכם להתנהל בצורה חכמה יותר.

מודול BI לבקרה תקציבית – הכלי המומלץ לניהול פיננסי חכם

בנוסף אנו מאפשרים ללקוחות המודול להזמין BI לבקרה התקציבית של הפרויקטים. בעלות חודשית זניחה, המנהלים בחברה יכולים לקבל תמונת מצב בדשבורדים מוכנים מראש של הפרויקטים השונים בארגון, ומה המצב הכספי שלהם ביחס לתקציב.

ניהול תקציבי אפקטיבי הוא אבן יסוד בהצלחה של כל ארגון. חברות המבקשות להישאר תחרותיות ויעילות, חייבות לאמץ כלים מתקדמים המספקים תמונה בהירה ומקיפה של מצבן הפיננסי בזמן אמת. כאן בדיוק נכנס לתמונה מודול Business Intelligence (BI) לבקרה תקציבית, המהווה שדרוג משמעותי ליכולות הניהוליות של הארגון.

מודול BI  ייעודי לבקרה תקציבית, כמו זה המוצע על ידי חברת מידעטק, מספק למנהלים כלי רב עוצמה לפיקוח ובקרה הדוקה על התקציב. הוא מיועד במיוחד ללקוחות שכבר משתמשים במודול בקרת התקציב הקיים, ומשלים אותו באמצעות שכבת ניתוח והצגה ויזואלית מתקדמת.

היתרון המרכזי של מודול זה טמון ביכולתו להציג תמונה פיננסית ברורה ועדכנית של פרויקטים שונים בארגון. במקום להתמודד עם דוחות מורכבים וטבלאות נתונים ארוכות, מנהלים מקבלים גישה מהירה ונוחה ללוחות מחוונים (Dashboards) שהוכנו מראש. לוחות אלו מעוצבים באופן ויזואלי ואינטואיטיבי, ומציגים את הסטטוס הפיננסי של כל פרויקט ביחס לתקציב שהוקצה לו. לדוגמה, הם יכולים להציג במבט מהיר האם פרויקט מסוים עומד ביעדים התקציביים, חורג מהם, או אף חוסך בעלויות.

יתרונות מרכזיים:

• קבלת החלטות מושכלת: עם נתונים זמינים וברורים, מנהלים יכולים לקבל החלטות אסטרטגיות וטקטיות במהירות וביעילות, תוך התבססות על מידע מדויק.
• זיהוי חריגות בזמן אמת: היכולת לזהות סטיות תקציביות באופן מיידי מאפשרת התערבות מהירה ותיקון מסלול, מונעת חריגות משמעותיות ומצמצמת נזקים פוטנציאליים.
• ייעול תהליכים: תובנות המתקבלות מניתוח הנתונים יכולות לסייע בזיהוי צווארי בקבוק ונקודות תורפה בתהליכים העסקיים, מה שמוביל לייעול ושיפור מתמיד.
• נגישות ועלות-תועלת: הפתרונות המודרניים, כמו זה של מידעטק, מציעים לעיתים קרובות מודל תשלום חודשי מינימלי, המאפשר גם לעסקים קטנים ובינוניים ליהנות מיכולות BI מתקדמות ללא השקעה ראשונית גדולה.

מודול BI לבקרה תקציבית הופך את התקציב מכלי סטטי למערכת דינמית ונגישה, המעניקה למנהלים את הכוח לשלוט טוב יותר בעתיד הפיננסי של הארגון.

דוגמה לדשבורד אחד מתוך המערכת:

מידעטק – הפתרון שלך לכל אתגר בתחום מערכות המידע הניהוליות

מידעטק טכנולוגיות מידע מתמחה בביצוע פרויקטי ERP ובישום מערכת ה-Priority ERP.
מידעטק מספקת את כל השירותים הנדרשים ליישום מערכת הפריוריטי בארגונים, ובכלל זה: ניתוח של תהליכי עבודה, פיתוח התאמות, הדרכות, הסבות נתונים וכן מתן תחזוקה שוטפת למערכת.

מידעטק מאפשרת ללקוחותיה לקבל פתרון כולל בכתובת אחת: רכישה ויישום של מערכת Priority,  חומרה ותשתיות נלוות, שירותי DBA ועוד.
מידעטק היא חברת בת של matrix.