מערכת לניהול ERP – המערכת שתעשה סדר במשרד שלכם

משרד הוא לב ליבו של העסק.

אנשים מסוימים חושבים שמחלקות אחרות הן לב ליבו של העסק – לדוגמה, מחלקת המכירות, או השירות. ויש בכך הגיון – אלו מחלקות שעובדות באופן ישיר עם אנשים. אנשים, כפי שאנחנו יודעים, שמכניסים כסף לבית העסק, בהרבה מן המקרים.

לכן, אם החמצן והדם שמאפשר לבית העסק להמשיך להתקיים בעולם הפיזי והחומרי – הוא תזרים ההכנסה, אז המקור של תזרים הכנסה זה, יהיה הלקוח. ולכן, ניתן להגיד שהלקוח הוא זה שתומך את בית העסק להמשיך ולהתקיים, כך שמחלקת מכירות היא החשובה ביותר בבית עסק, או זו של השירות. זה רק הגיוני להניח. אז למה שנגיד אחרת?

ובכן, אם הנחנו שאחד הדברים המשמעותיים לבית עסק זה הלקוח, ולכן שמנו דגש על שירות הלקוחות ומוקד המכירה – אפשר להגיד שפספסנו דבר אחד חשוב. מוקד המכירות עוסק בקבלת הסכמים חדשים, מוקד השירות עוסק בטיפוח קשרים קיימים. אך המשרד, בלב ליבו של העסק, הוא זה שמאפשר לבית העסק לקיים את ההסכמים שלו,  כמו גם לקיים ולטפח קשרים עסקיים קיימים וחדשים.

הכיצד מערכת ניהול ERP נכנסת לכל הסיפור? היא מגיחה לאור המודעות שלנו, כאשר אנחנו מבינים את החשיבות שלה. אנחנו נבין את חשיבותה, כאשר נבין את הערך שהיא מאפשרת בניהול המשרד. אנחנו נבין את הערך שהיא מאפשרת בניהול המשרד, כאשר נבין את הערך של המשרד, בקיום הסכמים עם הלקוח, כמו גם אפשור הקשר עימו. מדוע זה כך? במשרד מתרחשת כל הפעולה.

כל הפריטים, כל ההסכמים שהחלטנו לקיים מראש עם הלקוח – מתרחשים ועולים לכדי ביצוע ומודעות לביצוע בגפי המשרד. כלומר, כל שיש לבצע לטובת קשר עסקי כזה או אחר – מבחינת שילוח, לוגיסטיקה, הנחיות, תעודות, הסכמים, ייצור וכן הלאה תחומים – עובר בשלב זה או אחר במרחב המשרדי של בית העסק שלנו.

באופן טבעי אנחנו יכולים להניח מכך, שהמשרד יכול להתחיל ולייצר לעצמו המון המון משימות שונות – שכל אחת מהן תפקידה לייצר אלמנט מסוים עבור לקוח, כמו גם לספק את המובטח עבורו, כפי שנחתם בהסכם המכירות. אלמנט, שאנחנו רוצים ללקוח, כפי שהסכמנו על כך מראש, טרם הצטרף הלקוח לאחד משירותי או מוצרי החברה. מוצרים או שירותים שהלקוח כנראה רכש בכספו כדי לקבל גישה אליהם.

לכן, אם כל קשרי הלקוחות שלנו תלויים במשימות מנהלתיות שיוצאות ונכנסות למרחב המשרדי, אנחנו רוצים לוודא שהן יקרו. לא רק שהן יקרו, אלא שיקרו באופן מיטיב, מדויק, תקתקני. הדרך לעשות זאת, יכולה לעבור דרך מערכת ניהול ERP, שיכולה לעזור לנו לראות מה קיים בסדר היום, מי אחראי לזה, איך ומתי זה מתבקש להיעשות. כמו גם להאציל סמכויות, לבדוק תעודות, חשבוניות וכן הלאה פרטים אחרים – בפשטות, לוודא שדברים קורים בקצב האורגני שלהם, לטובת השלמת משימה על הצורה הטובה ביותר.

כי כשיש כל כך הרבה פריטים על סדר היום, היכולת להשתמש במערכת ניהול ERP יכולה לעזור לדעת בדיוק מה יכול לקבל את תשומת לב הבלעדית שלנו. כך שאנחנו יכולים לעשות לתשומת הלב שלנו אופטימיזציה בכך שנחיל אותה רק על עניינים שמקדמים את מטרותינו, כמו גם על קשרינו עם לקוחותינו – אשר באופן, שנגזר מכך, יקבלו את מה שהם חושבים שהסכמנו לתת להם, מבעוד מועֶד.