מערכת לניהול חוזים
חוזים הם חלק בלתי נפרד מעולם העסקים. תפקידם העיקרי הוא להגדיר ולהסדיר הסכמים מקצועיים ועסקיים – מה אתה נותן, מה אני מקבל ולהיפך.
עם זאת, ארגונים שפועלים על בסיס חוזים רבים עם לקוחות, עובדים וספקים, חייבים להיות במעקב תמידי אחר סטטוס החוזה, יישום תקין של תנאי החוזה וחיוב שוטף על פי תנאי החוזה .
במיוחד כאשר מדובר בתחום עם מורכבות וחוזים יחודיים , כמו בעולם הנדל"ן על גוונים השונים –
ישנה חשיבות מיוחדת למערכת ניהול חוזים מספקת פלטפורמה נוחה, קלה לשימוש ויעילה לניהול כל התהליכים הללו. אם מול הלקוחות ( מזמיני העבודה ) או אם זה מול קבלני המשנה (ספקים).
מה זה ניהול חוזים?
ניהול חוזים הוא תהליך חיוני לכל ארגון המתנהל על בסיס הסכמים חוזיים – עם ספקים, קבלני משנה , יועצים , לקוחות (מזמינים) ועוד.
ניהול החוזה מספק נקודת מבט רחבה על תהליכים מעוגנים בחוזה, על מימוש תהליכים אלה ועל מימוש זכויות וחובות המופיעות בחוזה.
כדי לממש את החוזה חשוב לוודא כי הוא מובן לכל הנוגעים בדבר, כולל עובדי הארגון האחראים על יישום תהליכים שונים בחוזה, מימוש זכויות וכן הלאה, לצד חובת דיווח לאחראים.
ניהול החוזה כולל גם את שלבי עריכת החוזה, משא ומתן – בכל שלבי הקיום של החוזה.
למשל ניהול שינויים ותוספות לתנאים הקיימים בחוזה, לצד מעקב ביצוע וכן הערכת החוזה לבחינת שיפורים ולקחים לעתיד למשל באמצעות משוב לקבלן המשנה שביצע את החוזה .
משום כך, ניהול חוזים מרובים על ידי עובדי הארגון ומנהליו עשוי להיות מורכב, גוזל זמן ומאמצים ואף עלול לעלות לארגון בהפסדים כספיים.
מערכת ניהול חוזים מבוססת פריוריטי מבית חברת מידעטק מציעה פלטפורמה חכמה עם פונקציות יעילות שנותנות מענה לכל השלבים והתהליכים הכרוכים בניהול חוזים והחיובים באמצעות חשבונות חלקיים ומבטיחה מימוש מלא של הזכויות המעוגנות בחוזה, תוך הקפדה על התייעלות משמעותית לארגון. למערכת שלנו במידעטק יש לקוחות רבים , קטנים וגדולים במשק הישראלי שכל הזמן תורמים לשיפור והכנסת תוספות חדשות למערכת ניהול החוזים.
אז איך זה עובד?
מרכיבי מערכת לניהול חוזים והסכמים
מערכות לניהול חוזים מותאמות לצרכי הארגונים השונים בהם הן פועלות. אך יש להן גם יישומים קבועים.
מלבד סריקה, תיעוד ותיוק מסודר של החוזים השונים, מערכת ניהול חוזים מציעה מספר גדול של יישומים נוספים, ביניהם ניהול התראות על ערבויות , ניהול תהליך העסקי של החוזה במערכת , רישום תנאי החוזה (מקדמות , עכבונות , קיזוזים וכדומה ) . וכמובן המשך דיווח של חשבונות חלקיים וקליטת או יצירת חשבוניות על בסיס החשבונות החלקיים .
אלה מאפשרים תהליכי מעקב יעילים ופועלים לצד תהליכים ממוחשבים לאישורי חוזים ויצירת טמפלטים מותאמים לצרכי הארגון.
אחד היישומים החשובים במערכת מאפשר לבצע חיפוש מתקדם ושליפה מהירה של חוזה ספציפי ואף מידע ספציפי מתוך החוזה, כולל חוזים סרוקים, מסמכי PDF ותמונות.
הכל מגובה במערכת מתקדמת של ניהול הרשאות ברמת התיקייה והחוזה, תוך מתן גישה והרשאות לניהול גרסאות וסטטוסים, מעקב אחר שינויים ומערכת להפקת דוחות.
מה המשמעות בפועל של מערכת ניהול חוזים?
כמעט כל פעולה עסקית מבוססת על חוזים והסכמים מסוגים שונים.
חוזים אלה מתנהלים מול עובדי הארגון, מול ספקים, מול לקוחות ועוד.
כאשר עובדי הארגון עוסקים בניהול חוזים, הם למעשה מתמודדים עם נושאים מורכבים כמו תוקף החוזה, תוקף ערבויות וביטוחים, תקופות אחריות , ביקורות, דוחות תקופתיים ועוד.
כאשר מעבירים את האחריות על ניהול חוזים למערכת מתקדמת, חכמה ויעילה, מקבלים שורה של יתרונות שהופכים את הנושא קל יותר לניהול:
- מימוש הטבות – הטבות מעוגנות במסגרות חוזיות לרוב מושגות לאחר מו"מ מאמץ ולכן דורשות מעקב כדי לוודא יישום שלהן – אחרת כל המאמץ היה לשווא. בנוסף, הטבות רבות מגיעות עם תאריך תפוגה ואם לא מבצעים מעקב – עלולים לאבד אותן.
- בקרה תקציבית – בקרה תקציבית של הפרויקט . או ניהול פרטני של החוזה עצמו .
- תיעוד לצורך התייעלות – תיעוד מסודר של חוזים בתוך מערכת חכמה, מאפשר לכם ליהנות מהיתרונות שצברתם במהלך שנים של ניהול, כתיבה ועריכת חוזים, תוך הפקת לקחים והתייעלות מתמדת במיוחד אם תנהלו במערכת משוב לקבלני המשנה .
- חיסכון בזמני עבודה – כבר לא צריך לנבור ידנית בין ערימות של ניירת כדי למצוא את החוזה או לקבל מידע נקודתי ספציפי אודות חוזה מסוים – הכל נגיש וקל לאיתור בתוך המערכת.
- צמצום עלויות רכש – כאשר החוזים פרוסים לנגד העיניים בצורה נגישה וברורה, קל יותר לייעל תהליכי רכש, לצמצם עלויות ולבחור ספקים מתאימים יותר.
- אכיפה רגולטורית – מערכת ניהול חוזים מקלה על אכיפת תהליכים גלובליים ורגולטוריים תוך ניהול סיכונים בצורה טובה יותר.
- נגישות – כאשר החוזים מתויקים ומסודרים בתוך מערכת חכמה וממוחשבת, הם נגישים בצורה נרחבת, נוחה ויעילה לכל בעלי ההרשאות המתאימות בארגון, כאשר מערכות ממוקמות בענן מספקות נגישות מכל מקום ובכל זמן.
מעקב אחר חוזי נדל"ן
חוזים בתחום הנדל"ן נחשבים מורכבים במיוחד, בשל המשמעות הפיננסית, החוקית והפקרטית שלהם, כמו גם בגלל ההשלכות של מערכות המיסוי על החוזה ועל הצדדים בו.
בנוסף, עולם הנדל"ן הוא עשיר ומגוון – פועלים בו קבלנים, משקיעים ויזמים, חברות יעוץ, משרדי תיווך ועוד.
כל אלה פועלים על בסיס חוזים מסוגים שונים. למשל חברות ביצוע, הפועלות על בסיס חוזי מזמין לצד חוזים מול קבלני משנה.
יזמי נדל"ן לרוב פועלים על בסיס חוזים מול לקוחות שקונים את הנכסים השונים, לעומת חוזים של נדל"ן מניב, העוסקים בנושאים כמו השכרת משרדים, חנויות, מחסנים וגם דירות להשקעה.
לכן, כל ארגון הפועל בתחום הנדל"ן, יכול להפיק תועלת עצומה ממערכת לניהול חוזים וחשבונות חלקיים , המספקת שלל פעולות ויתרונות, ייחודיים לענף הנדל"ן:
- תיעוד מלא של החוזה לפרטים, כולל צירוף קבצים ומסמכים סרוקים
- ניהול שלבי החיוב והגבייה
- הפקת מגוון רחב של דוחות
- אינטגרטיביות מלאה למערכות הממוחשבות הקיימות בארגון
- עדכון אוטומטי של פרטי מידע שונים אודות כל לקוח
- אוטומציה של תהליכי ניהול לקוח, הכוללים הכנת החוזה, חתימה על החוזה, חיוב, גביה ועוד.
- ניהול מלא של המידע העסקי על מלאי הנכסים והלקוחות ועוד.
עוד על מודול החוזים והחשבונות החלקיים שלנו
לסיכום, חברת Medatech מספקת תמיכה, הטמעה, הדרכה והתאמה של מערכות ניהול מורכבות לארגונים, כולל מערכות לניהול חוזים. החברה מספקת פיתוח מודולים מותאמים אישית על בסיס תוכנת PRIORITY במודל ONE STOP SHOP הכולל אפיון, פיתוח והסבת נתונים, לצד שירותי תמיכה ותשתיות.
מחפשים פתרון אפקטיבי, חדשני ומותאם אישית לניהול חוזים? דברו איתנו!